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Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, wie PostOmnia Konto-, Kanal-, Inhalts- und Abrechnungsdaten verarbeitet.

1. Verantwortlicher

Fade Media GmbH, Beispielweg 1, 10115 Berlin, E-Mail: info@postomnia.com

2. Welche Daten wir verarbeiten

3. Zwecke & Rechtsgrundlagen

Bereitstellung des Dienstes und Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Aufbewahrung und Beantwortung historischer Agenturanfragen sowie vorvertraglicher Schritte (Art. 6 Abs. 1 lit. b) auf Grundlage der ursprünglich erteilten Kontakteinwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), Sicherheit und Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f) sowie gesetzliche Aufbewahrung von Rechnungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c). Eine Einwilligung kann jederzeit per E-Mail mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

4. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Diese Erklärung beschreibt, wie wir deine Konto- und Vertragsdaten verarbeiten. Verarbeitest du mit PostOmnia Daten für eigene Kunden, sind wir dein Auftragsverarbeiter – dafür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag mit TOM und Subprozessorenliste.

Wir setzen die folgenden Auftragsverarbeiter auf Grundlage von Verträgen nach Art. 28 DSGVO ein:

4a. KI-Verarbeitung im Detail

KI-Funktionen laufen nur, wenn du sie auslöst – mit einer Ausnahme: Wenn du für einen veröffentlichten Beitrag das Evergreen-Recycling aktivierst, formuliert PostOmnia den Text dieses Beitrags zum eingestellten Zeitpunkt automatisch neu und legt ihn als geplanten Entwurf an. Der Entwurf wird nicht ohne dein Zutun veröffentlicht. Diese automatische Umformulierung findet ausschließlich für Beiträge statt, für die du das Recycling ausdrücklich eingeschaltet hast.

An den KI-Anbieter übermittelt werden der jeweilige Beitragstext bzw. die Bildbeschreibung sowie die im Workspace hinterlegten Markenangaben (Tonalität, Zielgruppe, Wortlisten). Kontodaten, Zugangstoken verbundener Kanäle, Abrechnungsdaten und Analysedaten werden nicht übermittelt.

Jede KI-Nutzung wird im Protokoll deines Workspace vermerkt (Zeitpunkt, Aktion, Modell, Länge der Ausgabe). Der Prompt und der erzeugte Text werden dort nicht gespeichert.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt: KI-Ausgaben sind Vorschläge, die Veröffentlichung entscheidest du. Welche Systeme wir einsetzen und wie erzeugte Inhalte gekennzeichnet werden, steht in der KI-Transparenzerklärung.

5. Übermittlung in Drittländer

Soweit Auftragsverarbeiter in den USA sitzen (Anthropic, Google, GitHub, Stripe), erfolgt die Übermittlung auf Grundlage eines Mechanismus nach Art. 44 ff. DSGVO – insbesondere der Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework und/oder der mit dem jeweiligen Anbieter geschlossenen EU-Standardvertragsklauseln. Backup-Daten an GitHub sind zusätzlich verschlüsselt, bevor sie die EU verlassen; der Anbieter hat also nie Zugriff auf lesbare personenbezogene Daten.

6. Google-Nutzerdaten und YouTube

Wenn du ein Google- oder YouTube-Konto verbindest, fordert PostOmnia über Google OAuth nur die Berechtigungen an, die für die von dir gewählten Funktionen nötig sind. Das kann den Zugriff auf die Identität deines YouTube-Kanals umfassen, Upload-/Veröffentlichungsrechte für die von dir gewählten Videos sowie grundlegende Metadaten oder Kennzahlen, die nötig sind, um den Erfolg einer Veröffentlichung anzuzeigen und Leistungsdaten in PostOmnia darzustellen.

PostOmnia nutzt Google-Nutzerdaten ausschließlich, um den von dir gewählten Kanal zu verbinden, Inhalte in deinem Auftrag zu veröffentlichen oder zu planen, Informationen zum verbundenen Konto anzuzeigen und den zugehörigen Veröffentlichungsstatus bzw. die Auswertung innerhalb von PostOmnia darzustellen. Wir verkaufen keine Google-Nutzerdaten, nutzen sie nicht für Werbung und geben sie nicht an unbeteiligte Dritte weiter.

OAuth-Access- und Refresh-Token werden nur so lange gespeichert, wie der Kanal verbunden bleibt, und dienen ausschließlich der Aufrechterhaltung der Verbindung. Du kannst einen Google-/YouTube-Kanal jederzeit in PostOmnia trennen; danach nutzt PostOmnia das Token für diesen Kanal nicht mehr. Du kannst den Zugriff außerdem in den Sicherheitseinstellungen deines Google-Kontos widerrufen.

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen aus Google-APIs durch PostOmnia erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

7. Produktanalyse

Wenn du in die Analyse einwilligst, erfasst PostOmnia eigene Produktereignisse, um zu verstehen, welche Seiten, Schaltflächen und Abläufe nützlich sind und wo das Produkt besser werden kann. Die Ereignisse werden auf diesem Server als tägliche CSV-Dateien unter data/tracking gespeichert. Wir verwenden dafür keine Analyseskripte Dritter, keine Werbenetzwerke und kein seitenübergreifendes Tracking.

Analyseereignisse enthalten technischen Produktkontext wie Ereignisname, Seitenpfad ohne Query-Parameter, sichtbare Beschriftung der Schaltfläche bzw. des Links, aktive Ansicht, Sprache, Fenstergröße, eine anonyme Sitzungskennung und – bei angemeldeter Nutzung – allgemeinen Kontokontext wie Rolle und Tarif. Passwörter, Formularfeldinhalte oder vollständige URLs mit Token speichern wir in diesen Dateien nicht. Sofern vorhanden, können Kampagnenparameter wie utm_source oder utm_campaign und interne Experimentvarianten gespeichert werden, um zu messen, welche Kampagnen oder Seitenvarianten funktionieren. Wird ein Ablauf abgebrochen, kann optional ein kurzer Grund erfasst werden. Aggregierte Wochenberichte, monatliche CSV-Zusammenfassungen, für Google Sheets aufbereitete Exporte, Scoring-Übersichten und kritische Produktwarnungen können intern an die Betreiber von PostOmnia gesendet werden. Produktzustände wie Verifizierung, verbundene Kanäle, Beiträge und Teststatus können außerdem genutzt werden, um Einrichtungs-Checklisten anzuzeigen und gelegentliche Lifecycle-E-Mails zu senden, die beim Abschluss der Einrichtung helfen. Die Speicherdauer beträgt standardmäßig 180 Tage.

Unabhängig von der optionalen Analyse-Einwilligung erzeugt das Schließen des Registrierungsassistenten vor dem Anlegen eines Kontos ein streng begrenztes Betriebsereignis und eine sofortige interne Benachrichtigung an die Betreiber von PostOmnia. Es enthält nur den Schritt im Assistenten, den gewählten Tarif und Abrechnungszeitraum, den Seitenpfad, die Dauer und eine anonyme Sitzungskennung; Eingaben aus dem Registrierungsformular werden nicht übertragen. Ein Grund wird nur ergänzt, wenn du ihn im Folgedialog freiwillig angibst.

8. Backups

Zum Schutz vor Datenverlust wird nächtlich ein verschlüsseltes Backup der Datenbank erstellt und off-site in einem privaten Repository abgelegt. Backups werden auf unserem Server verschlüsselt, bevor sie übertragen werden; der Schlüssel wird nie zusammen mit den Backups gespeichert. Backups werden 30 Tage rollierend vorgehalten und danach automatisch gelöscht. Sie dienen ausschließlich der Wiederherstellung im Katastrophenfall und nie der Wiederherstellung einzelner gelöschter Konten.

9. Speicherdauer

Kontodaten bis zur Löschung deines Kontos; Rechnungen entsprechend der gesetzlichen Fristen (in der Regel 10 Jahre). Optionale Produktanalyse-Ereignisse werden standardmäßig bis zu 180 Tage aufbewahrt. Historische Agenturanfragen werden spätestens nach 12 Monaten gelöscht, wenn kein Vertragsverhältnis zustande kommt, oder früher nach Widerruf der Einwilligung, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Wenn du dein Konto (oder ein Team) löschst, werden die Daten sofort aus den Livesystemen entfernt. Kopien in verschlüsselten Backups verschwinden automatisch mit der Backup-Rotation, spätestens 30 Tage nach der Löschung.

10. Cookies / lokale Speicherung

PostOmnia setzt keine Cookies von Dritten und keine Tracking-Cookies. Wir nutzen lediglich den lokalen Speicher deines Browsers: technisch notwendige Einträge für die Anmeldung, deine Sprach-/Designeinstellung und deine Einwilligungsentscheidung sowie – nur wenn du die Analyse akzeptierst – eine lokale, anonyme Sitzungskennung für unsere eigene, datensparsame Produktanalyse. Für Werbezwecke werden keine personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben.

Deine Einwilligung ist freiwillig, jederzeit widerrufbar und läuft nach 12 Monaten ab (danach fragen wir erneut). Verwalten oder widerrufen kannst du sie hier:

Cookie-Einstellungen öffnen

10a. Marketing / Werbung (nur mit Einwilligung)

Wenn – und nur wenn – du in unseren Einwilligungseinstellungen die Kategorie „Marketing“ akzeptierst, laden wir Werbe-Pixel der folgenden Dritten, um unsere Werbekampagnen zu messen und zu optimieren. Ohne deine Einwilligung werden sie nie geladen und es werden keine Daten an sie übertragen:

Diese Anbieter können Daten außerhalb der EU verarbeiten. Du kannst deine Marketing-Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen; der Widerruf wirkt ab dem nächsten Seitenaufruf.

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. In PostOmnia kannst du diese Rechte direkt ausüben:

Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

12. Kontakt

Fragen zum Datenschutz: info@postomnia.com

Stand: 2026-09-04